Konsten att arrangera ett besök av Dalai Lama

Sommaren 1999 blev det bestämt att Dalai Lama på nytt skulle göra en skandinavisk rundresa. Han skulle besöka Sverige, Norge och Danmark i maj 2000 och kunde avsätta tre dagar per land. Dalai Lama får ständigt inbjudningar till olika länder och från Sverige fanns också sedan flera år tillbaka en stående inbjudan från Individuell Människohjälp (IM) i Lund. Jag har tidigare varit med och organiserat sex av Dalai Lamas sju besök i Sverige och blev därför tillfrågad om jag kunde ta ansvaret för ett besök i Stockholm. Jag sa givetvis genast ja. Den organisation jag företräder, Stiftelsen Tibetprojekt, skickade en inbjudan till Dalai Lama att komma till Stockholm för att hålla ett offentligt föredrag och dessutom träffa representanter för regering och riksdag. Besöket i Stockholm arrangerades i samarbete med Svenska Tibetkommittén.

Dalai Lamas första besök i Sverige ägde rum redan 1973. Han besökte då bland annat IM-hemmet Strand i Småland, där IM hade utbildat ett antal unga tibetanska kvinnor. Han besökte också Sigtunastiftelsen och åt lunch med Henning Sjöström. Dalai Lamas privatsekreterare Tenzin Geyche Tethong, som var med redan på den tiden, berättade för mig att det var ett lugnt och fridfullt besök med möjlighet till vila och avkoppling. Men det har blivit annorlunda med åren. I dag är ett besök av Dalai Lama mer likt ett statsbesök med ett pressat schema och höga krav på organisation och säkerhet.

Förberedelser

Så snart Dalai Lama tackat ja till en inbjudan sätter förberedelserna igång. Detta sker vanligtvis flera år innan själva besöket ska äga rum. Förberedelserna för besöket i Sverige i maj 2000 påbörjades på sommaren året innan, så den här gången hade vi knappt ett år på oss. Men eftersom vi endast var två inbjudande organisationer - en i Stockholm och en i Lund – och det redan från början var ganska klart hur arbetet skulle fördelas mellan oss, gick allt mycket smidigt.

Planeringen av ett besök i Sverige inleds vanligtvis med att man i samråd med Dalai Lamas representant från Office of Tibet i London gör ett preliminärt program för besöket. Man bestämmer sig för Dalai Lamas offentliga framträdanden och bokar lokal för dessa. Man bokar hotellrum och tar kontakt med de personer man behöver anlita för att planera och genomföra besöket. Office of Tibet skriver brev till statsministern och utrikesministern och berättar att Dalai Lama är inbjuden till Sverige samt föreslår ett möte. Man planlägger också möten med media, men det är inte så lämpligt att skicka ut något pressmeddelande förrän programmet är fastställt.

Man har vissa riktlinjer att gå efter när man ska arrangera ett Dalai Lama-besök.

Säkerheten är mycket viktig och man vänder sig tidigt till säkerhetspolisen och ber om assistans. Där gör man en så kallad hotbildsbedömning. SÄPO har hittills ställt upp med minst en man som följer besöket och fortlöpande granskar hotbilden. Vi brukar dessutom anlita privata säkerhetsvakter som varit med vid tidigare besök och vet vad som krävs.

Det är också viktigt att det finns utrymme i programmet för vila. Dalai Lama stiger upp redan vid fyratiden på morgonen för att utöva meditation och annan buddhistisk träning och han går därför till sängs mycket tidigt. Klockan sju på kvällen ska därför dagens program vara avslutat och man brukar inte heller lägga några aktiviteter före klockan nio på morgonen

Dalai Lama vill alltid träffa de tibetaner som bor i Sverige när han kommer hit. Han träffar också gärna representanter för Tibetgrupper och buddhistiska grupper om det finns tid till detta. Man försöker planera in sådana möten, men när tiden är knapp måste de begränsas och detta skapar ibland missnöje och uppfattas som ovilja från arrangörens sida. Dessa möten kan därför ta mycket mera tid och krafter i anspråk än de större evenemangen.

Offentliga framträdanden

Vid besöket i maj år 2000 fanns det endast utrymme för ett offentligt framträdande i Stockholm och vi föreslog att Dalai Lama skulle hålla ett föredrag med rubriken "Ethics for a New Millennium" på konserthuset där han tidigare framträtt vid två tillfällen - 1988 och 1991. Det är praktiskt och bekvämt att arrangera ett föredrag på konserthuset. Hyran är överkomlig och biljettservicen god. Biljettintäkterna täcker också merparten av de kostnader man har för besöket. Även om konserthuset numera är i minsta laget för ett föredrag av Dalai Lama finns det inte många andra alternativ i Stockholm – och Stockholm blir det på grund av att regeringen och riksdagen finns där. Stockholmsmässan i Älvsjö har en lokal som är något större men betydligt dyrare och helt i avsaknad av den atmosfär som finns i konserthuset. Dalai Lama har som bekant också framträtt på Globen en gång, men det är ett arrangemang som kräver betydligt större insatser av tid, pengar och arbete än vad vi hade tillgång till denna gång. För att fler människor skulle få tillfälle att lyssna till Dalai Lama visades hans föredrag på filmduk i Grünewaldssalen samtidigt som Dalai Lama själv talade i stora salen. Det var dock ett dyrbart arrangemang som förutom lokalhyran för Grünewaldssalen medförde höga kostnader för filmning och teknisk utrustning.

Politiska möten

Dalai Lama reser runt i världen för att tala om etik och inre och yttre fred samt ge buddhistisk undervisning. Men det finns också ett politiskt syfte med hans resor. Det är viktigt att Dalai Lama får träffa statsöverhuvuden och andra politiska ledare för att berätta om situationen i Tibet och söka stöd för sina landsmän som lidit svårt sedan Kina invaderade Tibet för mer än femtio år sedan. Formellt sett är det Office of Tibet, i vårt fall kontoret i London, som tar initiativ till dessa möten som sedan planeras och följs upp i samarbete med de organisationer i respektive land som arbetar aktivt för en lösning på Tibetfrågan. I Sverige har ansvaret vilat på Svenska Tibetkommittén, Stiftelsen Tibetprojekt och tidigare även Föreningen Tibet och Tibetan Community in Sweden. Även om det finns många som vill bjuda in Dalai Lama, vill man helst se honom som en fredsapostel och Nobelpristagare och vill varken att besöket ska bli politiskt (av rädsla för kineserna) eller religiöst. Men eftersom Dalai Lama är tibetanernas politiska såväl som andlige överhuvud är det ofrånkomligt att såväl politik som religion kommer att spela en viktig roll under besöket.

När Dalai Lama besökte Sverige i oktober 1988 fick ingen representant för regeringen träffa Dalai Lama på grund av att man inte ville stöta sig med Kina. Den dåvarande socialdemokratiska regeringen var mycket avvisande i sin attityd till Dalai Lama. Även chefen för invandrarverket som skulle ha medverkat vid invigningen av det buddhistiska fredsmonumentet, stupan, i Fellingsbro utanför Arboga måste i sista minuten lämna återbud.

1989 tilldelades Dalai Lama Nobels fredspris och när han i juni 1990 på nytt besökte Stockholm på inbjudan av Svenska Dagbladets Executive Club blev det svårare för regeringen. Nu var ju Dalai Lama fredspristagare och borde få ett värdigt mottagande. Man löste det så att Margot Wallström, som då hade ett antal ministerposter och bland annat var kyrkominister, skulle ta emot Dalai Lama som fredspristagare och religiöst överhuvud för tibetanerna. Mottagandet var mycket nedtonat och vi som följde med Dalai Lama fick vackert stanna utanför porten under mötet. När en journaliststuderande i samband med besöket år 2000 försökte få fram fakta om mötet med Margot Wallström genom UD fanns det ingen information tillgänglig. Besöket fanns dock väl dokumenterat i Svenska Tibetkommitténs tidning, Tidskriften Tibet.

1991 förändrades situationen. Margaretha av Ugglas, utrikesminister i den borgerliga regeringen, sa genast ja när jag frågade om hon ville träffa Dalai Lama. Kung Carl Gustaf och drottning Silvia inviterade Dalai Lama till en audiens på slottet och Alf Svensson, som då var biståndsminister, ville också träffa Dalai Lama och bjöd honom och hans delegation på lunch. Det är endast Dalai Lama och hans närmaste medarbetare som deltar i dessa möten medan de övriga personerna i hans följe väntar i ett angränsande rum. Den gången behövde inte heller vi som eskorterade Dalai Lama vänta utanför porten utan blev väl mottagna.

1996 träffade Dalai Lama den socialdemokratiska utrikesministern Lena Hjelm-Wallén.

1997 var det inga politiska möten eftersom det endast var ett kort informellt besök på en internationell konferens i Sollentuna anordnad av den amerikanska organisationen "The Friends of Raoul Wallenberg".

"Sjunde gången gillt", var rubriken på Svenska Dagbladets ledare den 17 maj 2000, dagen efter det att Dalai Lama efter en del turer träffat statsminister Göran Persson vid ett frukostmöte. Det var första gången en svensk statsminister tog emot Dalai Lama och enligt vad jag förstår uppskattades mötet av såväl Dalai Lama som Göran Persson. Även utrikesminister Anna Lindh träffade Dalai Lama denna gång och tog emot honom på trappan till Arvfurstens palats.

Dalai Lama brukar också träffa representanter för riksdagens parlamentarikerkommitté för Tibet när han besöker Stockholm. Det var Kent Härstedt som hade ansvaret för denna grupp år 2000 och hans uppgift denna gång var att arrangera ett möte mellan Dalai Lama och riksdagens ledamöter. Vi hade hoppats att Dalai Lama liksom i andra skandinaviska länder skulle få tala i riksdagshuset - lämpligen i andrakammarsalen, där man tidigare tagit emot andra fredspristagare. Det sa emellertid riksdagens talman Birgitta Dahl nej till, så Dalai Lama fick tala till riksdagsmännen på Utrikespolitiska Institutet i stället.

Birgitta Dahl ville dock gärna träffa Dalai Lama själv, så hon bjöd in honom till ett personligt möte i riksdagshuset. Dalai Lama har även tidigare träffat riksdagens talman, nämligen 1990 då han mötte den dåvarande talmannen Tage G Pettersson.

Dalai Lama träffade också Per Gahrton som är EU-parlamentariker och ordförande i EU:s Kinadelegation.

Media

Kontakterna med media är vanligtvis intensiva – särskilt de närmaste veckorna före besöket. Därför behövs det en pressekreterare som kan hantera dessa kontakter. Det ordnas alltid en presskonferens, men många journalister hör också av sig och vill göra individuella intervjuer.

Presskonferensen i maj 2000 anordnades på Utrikespolitiska Institutet och besöket blev mycket uppmärksammat i press och TV. Man följde med intresse frågan om statsminister Göran Persson skulle ta sig tid att möta Dalai Lama eller ej och många positiva reaktioner följde på beslutet att Dalai Lama skulle äta frukost tillsammans med statsministern.

En nyhet för det här besöket var den Internetintervju med Dalai Lama som visades i direktsändning på Aftonbladets hemsida och där man under sändningen kunde ställa frågor till Dalai Lama via e-post.

Kostnader för besöket

Många har frågat mig om Dalai Lama tar betalt när han reser runt och talar på olika platser i världen. Svaret är nej. Men ett besök av Dalai Lama kostar ändå en hel del pengar, eftersom den som bjuder in Dalai Lama står för alla kostnader för besöket. Det är man ibland inte medveten om när man bjuder in Dalai Lama och det har hänt att Tibetorganisationerna fått rycka in och finansiera besöket, medan någon annan stått som officiell inbjudare.

Vad är det då för kostnader förknippade med Dalai Lamas besök? De största utgiftsposterna är vanligtvis flygresor, hotell och hyrbilar. Dalai Lama reser inte ensam, utan har en tibetansk delegation från Indien på 7-8 personer som reser tillsammans med honom. Dessutom deltar alltid representanten för det Tibetkontor som har ansvaret för det område Dalai Lama besöker. Den här gången hade Dalai Lama ett följe från Indien på sju personer - hans privatsekreterare, en tolk, två munkar (hans personliga assistenter) och tre säkerhetsmän. Dessutom deltog Dalai Lamas representant och ytterligare en person från Office of Tibet i London.

Vi försöker givetvis att förhandla om priser på hotellrum, hyrbilar m.m., men först och främst är det praktiska ställningstaganden och säkerhetsaspekter som styr våra val. Att använda sig av sponsorer för att täcka kostnaderna är något jag personligen inte är särskilt positiv till främst på grund av att man av hänsyn till sponsorerna kan förlora en del av sin handlingsfrihet.

Även om en stor del av arbetet med Dalai Lamas besök utförs genom ideella insatser behövs det också personer som kan ägna sig åt besöket mer eller mindre på heltid under en längre eller kortare tid för att besöket ska kunna genomföras på ett professionellt sätt. I vissa fall kan detta ordnas genom att den som arrangerar besöket har fast anställd personal som kan avdelas för detta arbete. I annat fall måste man räkna med att intäkterna från besöket även ska kunna täcka kostnaderna för de personer som anlitas.

Hur finansierar man besöket?

Besöket kan vanligtvis finansieras genom biljettintäkter från ett eller flera offentliga framträdanden. När jag första gången jag var med och organiserade ett Dalai Lama-besök 1988 försökte vi att finansiera besöket genom frivilliga gåvor i samband med att man bokade en plats till Dalai Lamas föredrag, som då var tänkt att vara gratis. Det gick dock ganska trögt. Jag tror att det berodde på att vi i Sverige inte har någon riktigt "gåvotradition" och att man var rädd att antingen ge för mycket eller för lite. När vi sedan bestämde ett fast biljettpris satte försäljningen fart och det är något vi hållit fast vid sedan dess.

Dalai Lamas besök i Stockholm den 15-17 maj 2000 finansierades enbart genom biljettintäkter på totalt 415.425 kronor. Eftersom detta var vår enda inkomstkälla bestämdes det att alla skulle betala för sina biljetter till konserthuset – även vi som arrangerade besöket. Kostnaderna var 420.817 kronor varav 5.392 kronor (huvudsakligen telefonkostnader) betalades av Stiftelsen Tibetprojekt och Svenska Tibetkommittén.

Målsättningen för vår del var inte att få ett ekonomiskt överskott utan att besöket skulle bli så bra som möjligt. Vårt syfte var huvudsakligen politiskt, men vi tog också ansvaret för alla kostnader för besöket i Stockholm inklusive två övernattningar samt övergripande kostnader för försäkringar och säkerhet. Flygbiljetterna för Dalai Lama och hans följe från Indien beställs i Indien och kostnaderna för dessa biljetter och biljetterna för två personer från Office of Tibet i London delade vi med Danmark och Norge, vilket blev ungefär 63.000 kronor per land. Sveriges andel delades upp på besöken i Stockholm och Lund, och vårt bidrag blev 31.500 kronor.

Besöket i Lund den 17-18 maj 2000 finansierades av IM, som även sökte sponsorer för att täcka kostnaderna. IM har sedan 1960-talet drivit projekt för tibetanska flyktingar i Indien och Nepal och numera har man även projekt inne i Tibet. Därför ville man givetvis att besöket i Lund skulle ge ett så stort ekonomiskt överskott som möjligt till stöd för dessa projekt enligt överenskommelse med Dalai Lama.

Överskott från Dalai Lamas besök

Det finns en policy som säger att man som arrangör inte behåller ett eventuellt överskott från besöket utan donerar detta till något projekt till stöd för tibetanerna i samråd med Dalai Lama. Överskotten från besöken 1988, 1990 och 1991 var inte särskilt stora men genom att även söka bidrag från SIDA genom Svenska Tibetkommittén har man kunnat finansiera något större projekt såsom delar av en skola för nyanlända tibetanska flyktingar, en skolbyggnad vid ett tibetansk kloster, en läkarmottagning och en utställningslokal för mattor och andra hantverksprodukter vid ett tibetanskt kvinnocenter. Efter besöket 1996, då Dalai Lama talade på Globen, överlämnade arrangören "Stiftelsen Det Andra" en större penningdonation till Dalai Lama att användas till utbildningsmaterial för tibetanska flyktingbarn.

En tacksam uppgift

Att arrangera ett Dalai Lama-besök innebär mycket arbete men ger också mycket glädje. Stora förändringar har skett sedan 1988 då vi slet hårt för att marknadsföra Dalai Lamas besök. Numera tar biljetterna till hans föredrag slut nästan innan man hunnit annonsera ut att de finns. Många människor vill träffa och lyssna till Dalai Lama. I USA samlas 10 000-tals människor till Dalai Lamas offentliga framträdanden, medan vi i Sverige fortfarande har förmånen att få lyssna till honom i en mindre skara.

Besöket i maj 2000 blev en stor framgång och det vill jag också tacka mina medarbetare för. Sara Bender och Sofia Eriksson från Svenska Tibetkommittén tog hand om det praktiska och besvarade frågor från allmänheten. Anne-Helene Sommarström hanterade media på ett föredömligt sätt och Carola Hermelin knåpade som vanligt ihop det slutliga programmet, där man kunde följa besöket i Stockholm minut för minut. Det enda missödet jag kan erinra mig är att vi tappade bort den spanska ambassadören, som skulle få en audiens med Dalai Lama, men vi återfann henne nöjd och välbehållen bland de buddhistiska grupperna.

Och när Dalai Lama kommer till Sverige nästa gång är min förhoppning att han också ska tas emot i riksdagshuset på ett sätt som anstår en fredspristagare.

av Eva Lindholm